Delegar, 11 tips que hay que saber para ser eficaz

Publicado por Vanesa Galizia el Feb 12, 2010 en Blog, Social Media | 2 comentarios

Cuando decidí convertirme en Asistente Virtual, mi intención era de encontrar una actividad redituable que pudiera hacer desde mi casa. A través de la cual conjugar mis conocimientos y mi experiencia pero principalmente que me permitiera expresar mi creatividad y me resultara divertida.

No me equivoqué. Pero también descubrí algo que le aportó aún más valor a mi trabajo: ayudo a personas a mejorar la productividad de su trabajo del día a día, optimizando su tiempo. De ésta manera el trabajo diario se vuelve más fácil y sobre todo muy gratificante a nivel profesional y personal.

Hoy escuchaba a Barbara Langer entrevistada por Ariel Brailovsky hablando acerca de que la primera gran barrera para delegar consiste en la falta de confianza. Es cierto! Si alguien tiene que entregar a otra persona sus datos confidenciales, es natural que se sienta por lo menos inquieto con respecto a este tema.

Creo que esta barrera se logra sortear cuando uno comienza a interactuar con la asistente virtual (VA) que planea contratar. Es imprescindible dar este primer paso.

Cuando una persona se decide a delegar pretende no sólo confiar en que su información está en buenas manos -lo que sería el requisito indispensable, básico y mínimo!- sino que las tareas encomendadas serán ejecutadas en el tiempo y de la forma pactada. Entonces la confianza pasa en este caso por informarse acerca de cuales son las aptitudes y  especialidad de la asistente virtual para no equivocarse en la elección.

Aún así para personas que son muy proactivas resulta difícil identificar cuales son las tareas que le conviene delegar dado que tienen tantas actividades que en un punto quedan sobrepasadas por la misma exigencia que le demanda cumplir con todas las tareas diarias.

Por qué delegar  y cómo lograrlo de manera efectiva?

1. Delegar no se trata de librarse  de hacer tareas simples o sencillas sino por el contrario de aquellas muy específicas que nos ocupan gran parte del día.
2. Establecer objetivos. A dónde queremos llegar? Qué tareas debo hacer para llegar a esa meta?
3. De mi lista de tareas, cuáles son necesariamente las que debo hacer personalmente? Cuáles de esas son mi fuerte? Cuáles las más productivas?
4. Estar liberados de la carga que implica si o si cumplir con determinadas actividades, nos permite ampliar nuestra capacidad de percepción de nuevas oportunidades y detectar con mayor eficacia eventuales riesgos.
5. Escoger a alguien con quien se tiene afinidad natural es una de las claves de éxito, pero lo es también que esa misma persona tenga el talento necesario para cumplir adecuadamente con la tarea encomendada.
6. Es importante que la VA en quien delegamos tareas sepa también cual es el objetivo que se quiere alcanzar y para qué.
7. Establecer plazos, presupuesto, recursos disponibles y parámetros de calidad aportará claridad para ambas partes.
8. Dar libertad y autoridad de trabajo a la VA. Dado que fue contratada para cumplir una tarea que conoce y puede llegar al objetivo de manera óptima.
9. En el caso de tener que delegar una tarea que no es usual a la VA será necesario un entrenamiento que una VA preparada no tendrá dificultades en alcanzar satisfactoriamente.
10. Comunicarse de manera efectiva. Asegurarse  que haya quedado bien claro que es lo que se pretende lograr.
11. Seguir de cerca los avances aportará entusiasmo y confianza a la relación y evitará que, de haber un mal entendido, se cometan errores.

Querés utilizar estás ventajas para tu propio beneficio? Ponete en contacto conmigo vía email: contacto@assistantsolution.com , lo hablamos y te ayudo a organizarte mejor.

Adaptación personal de la fuente: Ros Jay